E-mailová komunikácia má svoje pravidlá - etiku, ktorú je vhodné uplatňovať v oficiálnom aj v neoficiálnom styku. Samozrejme, pravidlá pre súkromnú korešpondenciu sú voľnejšie, ale ak e-mail používate aj ako svoj pracovný nástroj, pripravili sme pre Vás niekoľko praktických odporúčaní.
1. Myslite na bezpečnosť
To čo by ste nenapísali na pohľadnicu nepíšte ani do e-mailu. Nikdy nemôžete vedieť, či je e-mail absolútne bezpečný a či Vašu korešpondenciu nemôže čítať tretia osoba, ktorej obsah konverzácie nebol určený.
2. Forma je dôležitá
Optimálne je vyjadrovať sa stručne, jasne a výstižne. Buďte zdvorilí a úctiví. Nepoužívajte veľké písmená pre celý obsah správy. Veľké písmená v písomnej komunikácii znamenajú, že kričíte. Vyhnite sa používaniu slangu, žargónu a argotu. A rozhodne nepoužívajte vulgarizmy!
Na úvod nezabudnite na pozdrav, resp. oslovenie. Text čleňte na logické celky. Na záver je nevyhnutný podpis.
Je tiež vhodné požívať emotikony (smajlíky a pod). Vzhľadom na to, že elektronickej komunikácii chýba emociálny rozmer, je vhodné túto absenciu čiastočne potrieť aspoň požitím symbolov, ktoré naznačia Vaše emócie, ktoré Vašu konverzáciu sprevádzajú. Emotikony však využívajte len s mierou!
3. Vždy uveďte "Predmet" e-mailu
Do predmetu správy uveďte text, ktorý vystihuje obsah e-mailu. Šetríte tým čas adresáta a je vyšší predpoklad, že aj odpoveď obdržíte skôr. Uviesť predmet e-mailu sa považuje za slušnosť a tiež umožní adresátovi správu v budúcnosti ľahšie vyhľadať.
4. Aj podpis je dôležitý
Pre zjednodušenie konverzácie a života prijímateľa je dobré pripojiť na koniec e-mailu tzv. podpis (signature), s uvedením Vášho mena, pracovnej pozície, názvu spoločnosti (prípadne aj loga), v ktorej pracujte a Vašich kontaktných údajov.
V prípadade, že pracujete v spoločnosti, ktorá má väčší počet zamestnancov, je vhodné aby mali všetci zamestnanci jednotný tvar podpisu. Prispieva to k tomu, aby Vaša firma pôsobila navonok profesionálne.
5. E-maily pre viacerých adresátov
Ak máte záujem poslať e-mail viacerým adresátom uveďte e-mailové adresy všetkých adresátov do pola "Pre" (To). V prípade, že niekoho chcete len napr. informovať o odoslaní e-mailu určeným odosielateľom uveďte jeho e-mailovú adresu ako "Kópia". Tohto adresáta však budú vidieť všetci adresáti e-mailu.
V prípade, že chcete e-mail zaslať aj adresátovi/adresátom, o ktorom/ktorých nemajú vedieť ostatní adresáti, využite možnosť „Skrytá kópia“. E-mailovú adresu tohto adresáta/adresátov uveďte do tejto položky.
Pri odpovedi na hromadní e-mail využite možnosť „Odpovedať“, ak chcete odpovedať odosielateľovi. Ak chcete odpovedať odosielateľovi i všetkým adresátom využite možnosť „Odpovedať všetkým“.
Svoju odpoveď píšte vždy do hornej časti e-mailu – nikdy nie naspodok. Zhoršuje to prehľadnosť a orientáciu v korešpondencii.
6. Zlaté pravidlo: "Buďte konzervatívni v tom čo posielate a liberálni v tom čo prijímate!"
Neposielajte reťazové listy, neoverené správy (hoax) a spam. Nešírte strach a paniku. A v neposlednom rade - nenechajte sa vyprovokovať k horkokrvným debatám (tzv. "flame-wars").
Prajeme Vám veľa úspechov nielen vo Vašej e-mailovej komunikácii.
Zaujímavosť!
Koľko e-mailo je poslaných za deň?
Štatistiky z februára 2015 uverejnené spoločnosťou Radicati Group uvádzajú odhad pre rok 2015 približne 205 miliárd e-mailov denne. To znamená 2,4 milióna e-mailov zaslaných každú sekundu a 74 triliónov e-mailov za rok. Z toho až okolo 90 % je spam alebo vírusy.
